¿TIENES PROBLEMAS CON LA PARTICIPACIÓN DE TU EQUIPO EN LAS REUNIONES DE TRABAJO?
¿Sientes que muchas veces no encuentras la manera de que tu equipo participe activamente en las reuniones de trabajo? ¿Llegan tarde y no consigues que sean puntuales? ¿No aportan ideas? ¿No se comprometen con lo que dicen que van a hacer? ¿Has probado mil formas para activar la participación de tu equipo y no has tenido resultados?
Te comparto algunas ideas muy interesantes de Elise Keith para primero distinguir el tipo de participación de tu equipo y luego mejorar esa participación, lo cual te llevará a que mejores tu productividad.
Según la autora, el compromiso consiste en hacer que el individuo participe en la reunión, en romper el ruido y la niebla de lo que sea que pueda estar sucediendo para cada persona para que puedan enfocar su voluntad en los objetivos colectivos. El compromiso con la reunión es un comportamiento observable; puede ver si alguien participa o no en una reunión. Este compromiso cae en un espectro de comportamiento representado en la siguiente imagen.
En el extremo inferior del espectro, tiene el comportamiento disruptivo, cosas como:
Llegar tarde o no llegar o salir temprano
Conversaciones paralelas
Interrumpiendo
Quejumbroso
Negatividad excesiva y ataques personales.
A continuación, tiene a las personas desatentas: estas son las personas que revisan el correo electrónico o que hacen otro trabajo en la reunión, las personas que realizan múltiples tareas, las personas que se distraen y las que se quedan dormidas.
Luego, comenzamos a entrar en el rango de comportamiento aceptable con personas que están prestando atención, escuchando activamente y tal vez tomando notas personales.
Lo complicado es que es muy difícil distinguir entre alguien que está escuchando activamente y la persona que te está mirando pero pensando en algo totalmente diferente. Desde el exterior, no se sabe.
Por eso buscamos personas que participen activamente en las reuniones. Una persona que participa responde preguntas cuando se le pregunta, habla con otros participantes y sigue instrucciones. Es una forma reactiva de participar en lugar de proactiva, pero también es obvio ver que esta persona está realmente en la reunión.
Dejando atrás la participación, llegamos a aquellos que están contribuyendo ayudando a dar forma al resultado de la reunión. Las personas que presentan informes, ofrecen ideas y plantean preguntas están trabajando para mejorar los resultados de la reunión.
Finalmente, en el nivel más alto de participación, las personas se apropian del resultado de la reunión. Esto incluye al líder de la reunión con seguridad y también a cualquier persona que realmente esté impulsando una decisión o estableciendo el tema. Esa gente está invertida.
Pero el compromiso con la reunión puede presentarse de muchas formas. Alguien que se ofrece a tomar notas está comprometido, pero también lo está la persona que intimida a todos los demás para que se sometan. Uno proporciona energía productiva y generativa al grupo; la otra energía destructiva.
Y la autora remata diciendo "La energía generativa impulsa el impulso. La energía destructiva lo mata". En el medio, obtenemos la inercia, que todos sabemos de nuestras lecciones básicas de física se convierte en entropía. Un cuerpo en reposo permanece en reposo.
Adoptar las competencias básicas, como definir el propósito de la reunión por adelantado, y el uso de una estructura de reunión eficaz funciona para fomentar el compromiso de la reunión y la energía productiva. Más allá de estos conceptos básicos, hay cinco pasos clave que los diseñadores de reuniones pueden seguir para aumentar la participación en las reuniones.
Y cierro compartiendo los cinco pasos que nos regala Keith para mejorar la participación en las reuniones
Defina lo que quiere que contribuyan las personas.
Solicite compromiso.
Haga espacio para que la gente se involucre.
Reconozca las contribuciones.
Usa lo que recibes.
